Pour commencer, voici une définition complète d’un Merchant of Record :

Un Merchant of Record (MoR) est une entité qui exploite une webstore ou une plateforme pour gérer les interactions avec ses clients, ses vendeurs ( sous-traitants) ou ses fournisseurs, en assurant une diligence raisonnable et une surveillance de toute l’activité commerciale qui se déroule sur cette plateforme, notamment :

• Maintenir la responsabilité financière pour les marchandises vendues
• Superviser la conformité des paiements tout en atténuant les risques
• Gérer les transactions, les remboursements, les annulations et les litiges
• Gérer les débits compensatoires et la prévention des fraudes
• Etre responsable des taxes de vente et d’importation
• Respecter la conformité des données des clients
  
• Éviter la vente de produits ou de services illégaux, interdits ou contrefaits
• Entretenir une relation directe avec les fournisseurs de services de paiement
• Fournir une assistance client liée à la facturation

Prenons un exemple concret pour illustrer le contexte à un degré plus élevé.

Supposons que votre entreprise vende des logiciels en ligne. Une fois que les acheteurs ont rempli leur panier, il est temps de lancer le processus de paiement. C’est là que les taxes locales ou régionales s’affichent en plus du prix de base de l’achat. Le ministère des finances calcule, applique, collecte et verse ces taxes pour le compte de votre entreprise.

Tout cela se déroule de manière transparente dans le cadre de l’expérience client complète de votre entreprise ; il n’y a aucune distinction entre votre marque et le mandataire qui gère la transaction.

Le moment est venu de payer. Vos clients saisissent les informations de leur carte de crédit ou de débit pour lancer la transaction. C’est là qu’une passerelle de paiement transfère en toute sécurité ces informations au processeur de paiement utilisé par la banque du commerçant (les deux entités font partie de votre relation avec le compte marchand MoR) pour autorisation. Une fois autorisé, le montant du paiement, moins les taxes ou les frais de transaction du processeur de paiement, sera envoyé sur votre compte. Vous avez maintenant été payé et vos clients peuvent profiter de leur logiciel !

En cas de problème lié à la facturation ou si un client décide de demander un remboursement ou de traiter une rétro-facturation ou un litige, le responsable de la relation client est généralement le premier point de contact pour le support client. En effet, c’est le nom du MoR que les acheteurs voient sur leurs relevés de carte de crédit ou leurs confirmations de paiement.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS D’UN MERCHANT OF RECORD

Même si l’exemple ci-dessus donne une image assez simple de la façon dont un MoR fonctionne en coulisses, il commence également à souligner le rôle important que jouent les MoRs dans le maintien d’une responsabilité financière totale sur les produits et services vendus. Cela se traduit par les tâches quotidiennes suivantes :

• Maintenir un compte marchand et une passerelle de paiement sur votre site de commerce électronique pour le traitement des paiements.
• Négocier, gérer et soumettre les frais de traitement des cartes de crédit.
• Assurer le strict respect des normes PCI-DSS pour la protection des informations relatives aux titulaires de cartes et adhérer à toutes les réglementations locales, régionales et mondiales en matière de sécurité des données.
• Gérer l’ensemble des obligations fiscales, y compris le calcul, la collecte et le versement des taxes (varie selon le pays et la région).
• Établir de solides relations avec les banques commerciales et les processeurs de paiement, y compris la gestion des contrats avec les prestataires de services de paiement internationaux.
• Respecter les lois et réglementations nationales en matière de paiement.
• Rester à jour et conforme aux réglementations des associations de cartes en constante évolution.
• Traiter les demandes de remboursement, les rétrofacturations et la résolution des fraudes.

DEUX FAÇONS D’OPÉRER EN TANT QUE MERCHANT OF RECORD

Les entreprises utilisent aujourd’hui deux principaux modèles MoR pour la gestion de leur activité. Pour vous aider à déterminer quel modèle est le plus adapté à votre entreprise, nous vous présentons les principes de base :

• 1. Être son propre Merchant of Record

La première chose que vous vous dites peut-être, c’est que tout cela ressemble à un gros casse-tête. Cela peut l’être, surtout si vous ne vous y connaissez pas dans l’écosystème mondial du traitement des paiements. Cependant, il peut encore y avoir des moments où il est préférable de rester son propre MoR :

• Si vous disposez des ressources comptables nécessaires pour ouvrir un compte marchand par vous-même.
• Si vous avez accès à des ressources de développement pour installer une passerelle de paiement sur votre site.
• Si vous êtes prêt à gérer la maintenance des paiements en cours et les mesures de conformité :
  • Assurer la sécurité des informations sur les clients et des données de paiement, conformément aux réglementations locales en matière de données, de sécurité et de confidentialité.
  • Collecter et reverser les taxes aux autorités compétentes..
  • Répondre aux demandes de renseignements sur la facturation et aux demandes de remboursement.
  • Gérer les rétrofacturations et prendre toutes les mesures nécessaires pour réduire la fraude.

En résumé, si vous disposez des bonnes ressources en interne, que votre empreinte commerciale est limitée et que vous ne vendez que dans une seule devise, il est parfaitement possible d’être votre propre MoR. Mais il n’est pas toujours facile de naviguer seul dans le paysage complexe des paiements, des taxes et des réglementations. C’est souvent la raison pour laquelle de nombreuses entreprises en ligne optent pour l’option numéro deux.

• 2. S’associer à un revendeur qui prendra à votre place les responsabilités du Merchant of Record
  

Si vous n’avez pas pu répondre « oui » à l’un des points ci-dessus, vous avez certainement besoin d’un partenaire capable de gérer tous les aspects du rôle de MoR pour le compte de votre entreprise en ligne.

Cela est particulièrement vrai si vous envisagez de vendre au-delà des frontières, car les responsabilités du responsable de la gestion des risques augmentent de manière exponentielle avec chaque devise, pays ou région supplémentaire dans laquelle vous effectuez des transactions. En fait, au fur et à mesure que votre entreprise se développe à l’échelle mondiale, voici ce que seront vos responsabilités en tant que MoR :

• Gérer les relations avec les banques acquéreuses (alias acquéreurs), chacune ayant ses propres taux de traitement des paiements selon les différentes devises.
• Ouvrir des comptes marchands internationaux pour s’adapter aux méthodes de paiement régionales, y compris les cartes de crédit spécifiques à un pays comme la Carte Bancaire, la Carte Bleue, Maestro UK, Visa Debit, MasterCard Debit, et la liste est longue.
• Négocier et gérer les contrats de paiement pour chaque devise dans laquelle vous effectuez des transactions.
• Maîtriser le calcul de la taxe de vente mondiale – qui peut varier considérablement d’un État à l’autre, d’un comté à l’autre et d’une ville à l’autre aux États-Unis, ou faire l’objet de réglementations en constante évolution, comme c’est le cas pour la TVA dans l’Union européenne -, le recouvrement et le versement, ce dernier point impliquant la déclaration des taxes pour chaque juridiction dans laquelle vous effectuez des transactions.

La raison pour laquelle de nombreuses entreprises internationales en ligne font appel à des revendeurs pour opérer en tant que MoR est qu’elles ne veulent pas s’occuper elles-mêmes de toutes ces mesures de conformité aux niveaux local, régional et mondial.

Non seulement les revendeurs sont des experts dans la gestion de tous ces petits détails, mais ils peuvent également contribuer à atténuer les responsabilités et les risques liés aux ventes de votre entreprise. C’est pourquoi les revendeurs sont souvent considérés comme un moyen efficace en termes de coûts, de temps et de ressources pour développer et faire évoluer votre activité en ligne, rapidement.

Si vous êtes toujours convaincu que vous pouvez vous débrouiller seul, voici quelques avantages supplémentaires que les revendeurs apportent en opérant comme votre MoR :

• Recueillir les paiements de vos clients et transférer ces fonds à votre entreprise, moins les taxes et les frais ; ce qui se retrouve sur votre compte bancaire est le montant net, ce qui signifie que vous n’aurez pas d’obligations administratives supplémentaires liées à la taxe sur les ventes ou au traitement des paiements à traiter.
• Obtenir des tarifs réduits auprès des processeurs de paiement mondiaux ; comme les revendeurs opèrent avec un volume de transactions plus élevé, ils ont plus de marge de négociation.
• Respecter strictement les normes PCI-DSS, les exigences fiscales mondiales, la législation sur les paiements propre à chaque pays et les autres réglementations en matière de sécurité des données.

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La bonne nouvelle pour vous est que Nexway a des années d’expérience en tant que MoR pour les entreprises en ligne de toutes tailles. Nous fournissons une solution tout-en-un qui vous permet d’économiser du temps, de l’argent et des efforts – et de maintenir votre entreprise en conformité avec toutes les réglementations locales et mondiales – alors que vous faites évoluer et croître votre entreprise pour opérer dans plusieurs devises, langues et méthodes de paiement. Et nous le faisons en offrant une transparence totale sur les frais que vous payez.

Autre avantage de notre plateforme : elle vous offre un moyen plus efficace et plus unifié d’accéder aux données de vente pertinentes en un seul endroit, ce qui vous permet de surveiller la santé de votre entreprise, d’anticiper les nouvelles tendances, d’identifier le succès de vos efforts d’expansion, de capter de nouveaux publics et de maximiser les conversions (en optimisant votre processus de paiement), le tout en temps réel.

Notre objectif est également de vous aider à créer la meilleure expérience client possible en équipant votre entreprise d’un support client localisé de premier ordre dans plusieurs langues.

Dans l’ensemble, nous sommes là pour vous aider à gérer l’ensemble de votre parcours de paiement – de l’acceptation des paiements à la prévention de la fraude, en passant par le maintien de la sécurité et de la conformité des données et le respect des réglementations locales en matière de taxe sur les ventes.

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L’équipe Nexway